14 tips que te ayudarán a llevar a cabo las reuniones de manera más efectiva

Imaginemos que nuestra organización está pasando por ciertos cambios, en un proceso de mejora, o que necesita hacerlo. Muy habitualmente, una de las partes de la empresa a mejorar suele ser, entre otras, la satisfacción y experiencia del empleado/a. Y para ello es muy común prestar especial atención a conceptos como: clima empresarial, comunicación interna, ambiente laboral, reconocimiento de logros, beneficios y un largo etcétera.


Sin embargo, hay factores que pasan más desapercibidos, como pueden ser las reuniones de trabajo. A pesar de la digitalización de las empresas, las organizaciones no dejan de estar compuestas por personas. Y estas personas tienen necesidades motivacionales y/o de coordinación y comunicación, que ningún tipo de herramienta digital puede tener. Precisamente, las reuniones son una de las herramientas para cubrir esas necesidades. Y es que cuando una reunión se hace de forma adecuada, resuelve obstáculos, facilita el intercambio de información, mejora la comunicación interna y también las relaciones entre los/as compañeros/as de trabajo, y aumenta la productividad del equipo; y además, consigue avances que, si se trabajan, terminarán siendo resultados productivos.



¿Cuántas veces nos habremos reunido con nuestros/as compañeros/as de equipo y líder o responsable para comentar la semana, y hemos salido de la sala tal y como hemos entrado? ¿O cuántas veces nos habremos preguntado a qué ha venido esa “pérdida de tiempo” de una reunión, que no nos ha aportado nada? O mejor dicho: ¿Qué es lo que hace que una reunión sea efectiva, de calidad y productiva, y genere resultados positivos?

  1. Interés y propósito de la reunión: ¿la reunión es realmente necesaria, o puede comunicarse de otra forma? Hay veces en las que quizás es mejor no sacar de su trabajo a los/as empleados/as, y buscar otro medio más rápido y económico para transmitir lo que necesitamos.

  2. Definir la tipología de la reunión: no es lo mismo informar, que recibir información o solucionar problemas. Es recomendable tener en cuenta qué tipo de reunión vamos a convocar: de entrega de información (presentar hechos, resultados, proyectos, objetivos,...; plantear nuevas políticas de trabajo; dar charlas de motivación; etc.), de recepción de información (pedir datos, ideas, hechos u opiniones) o una reunión enfocada a la solución de un problema u obstáculo.

  3. Previa comunicación a los empleados sobre el motivo de la reunión: que los empleados sepan qué se va a tratar en la reunión. Ya que así les daremos la oportunidad de prepararse ciertos puntos a tratar ellos también, y de que no quede ningún cabo suelto o ningún tema por mencionar.

  4. Duración: la justa y necesaria. Debemos calcular cuánto tiempo nos llevará comunicar lo que queremos transmitir, establecer previamente un plazo de tiempo y no superarlo. Para ello será buena idea, por ejemplo, tener en cuenta el tiempo medio durante el cual una persona puede mantenerse más atenta y concentrada.

  5. Participantes: a veces más, no es mejor. Debemos convocar solamente a las personas que de verdad necesitamos que estén en la reunión, y a las que afecte lo que vayamos a tratar.

  6. Organización y priorización: reuniones claras y concisas. Y es que precisamente, uno de los fallos más comunes a la hora de convocar reuniones, es la falta de organización previa.

  7. Planning, claridad del contenido y definición de objetivos: ir al grano, con objetivos/temas previamente fijados. Debemos tener claro cuál será el contenido que vamos a comunicar y cómo, para poder cumplir con el plazo de tiempo fijado. Tener claros los resultados que vamos a comunicar, el feedback que vamos a transmitir, las críticas constructivas que vamos a hacer y los objetivos que vamos a proponer.

  8. Estructura y desarrollo: inicio, desarrollo y cierre de la reunión. Podríamos empezar por los puntos más importantes (como pueden ser el motivo de la reunión, los objetivos, etc.), seguidos del resto del contenido y, para terminar, hacer mención a las conclusiones.

  9. Añadir un espacio para aclaraciones: toda explicación puede generar que se necesiten aún más explicaciones. A veces el contenido a tratar puede necesitar a su vez ciertas aclaraciones; por ello es recomendable añadir un espacio para escuchar opiniones y responder posibles preguntas que puedan tener los/as empleados/as.

  10. Asumir un rol de mediador: el convocador/a de la reunión debe ser imparcial y guiar la reunión desde esa perspectiva, ya que puede haber opiniones muy diferentes.

  11. Utilización de recursos, sobre todo visuales: “ver para creer”, y entender. Siempre que nos sea posible, es recomendable tener en cuenta que los recursos (audio)visuales siempre ayudan a hacernos una idea general más fácilmente, que una simple explicación.

  12. Acciones: que el tiempo invertido en la reunión, sirva de algo. Es decir, que se lleve a cabo lo que se ha tratado en la reunión, que se note que se ha tratado y que se vean avances relacionados con la reunión.

  13. Después de las reuniones: no dejemos que se quede en nada. Enviar el acta con las conclusiones y/o un resumen de la reunión, y hacer seguimiento del plan de acciones que se ha tomado, ayudará a los empleados a tener una sensación de que la reunión ha sido productiva.

  14. Evaluación: feedback, ¿positivo o negativo? Como valor añadido, sería beneficioso evaluar nuestras propias reuniones, tomando como base los factores mencionados. Y además, podríamos pedir que los propios participantes los valoren también, o que realicen una evaluación general. Así podremos detectar fácilmente áreas de mejora desde todas las perspectivas, y conseguir reuniones cada vez más efectivas.

Perspectiva del/la empleado/a participante:

Además de los consejos mencionados, hay otra vía mediante la cual podremos sacar la máxima efectividad a una reunión: las personas convocadas. El éxito de las reuniones depende en gran parte de los convocantes de las mismas, pero hay otra parte que los/as propios/as participantes pueden cubrir. Para ello, podemos aprovechar el momento en el que comunicamos la reunión, para pedir al/la participante cierta responsabilidad ante los siguientes puntos:

  • Puntualidad.

  • Preparación previa de preguntas, temas o propuestas relacionadas con el motivo de la reunión.

  • Claridad y brevedad en la posible información a aportar.

  • Aceptar posibles críticas constructivas.

  • Escucha activa antes de preguntar, para evitar interrupciones innecesarias.

  • Respeto hacia las intervenciones de otros/as.

  • Apuntar lo necesario durante la reunión.

Siguiendo estas pautas podremos conseguir realizar reuniones más efectivas y sacar el máximo partido de ellas. Así, lograremos aumentar la productividad y motivación de nuestros empleados, ya que sentirán que el tiempo invertido ha sido de calidad y que cada reunión aporta valor.


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