CÓMO DISEÑAR UN BUEN PLAN DE ONBOARDING

No hay segundas oportunidades para las primeras impresiones. ¿Sabías que el 22% de los trabajadores abandonan su nuevo empleo en los primeros 45 días? Esto se debe a que lxs nuevxs empleadxs no se adaptan a su nuevo puesto de trabajo o no se encuentran con el puesto de trabajo o rol que esperaban. Esta problemática puede solucionarse a través del diseño de un buen plan de onboarding. El plan de onboarding debe ir más allá de un mero manual de bienvenida. Diversos estudios han demostrado que los efectos de un mal plan de acogida perduran durante años, influyendo negativamente en el rendimiento del trabajador no solo a corto, sino también a medio y largo plazo.



Según una investigación del Brandon Hall Group un buen proceso de onboarding puede llegar a mejorar la tasa de retención de lxs nuevxs empleadxs hasta un 82% y la productividad de los mismos en más de un 70%. Sin embargo, llama mucho la atención que el 88% de las empresas no realizan correctamente esta adaptación a la empresa (fuente Saplinghr).


Antes de comenzar con las claves para realizar un buen plan de onboarding, vamos a dejar claro a qué nos referimos cuando hablamos de este término. El plan de onboarding se trata de un plan de acciones diseñado por la empresa para que lxs nuevxs candidatxs se adapten de forma eficaz a su puesto de trabajo y entiendan correctamente su rol y funciones. De esta manera, conseguiremos una adaptación rápida donde será beneficiosa tanto para la empresa, ya que el nuevx empleadx comenzará a rendir pronto, como para la persona que está comenzando en su puesto, ya que podrá integrarse lo antes posibles a su puesto de trabajo y compañerxs.


La duración de este tipo de proceso depende de la empresa y de las características del nuevo puesto de trabajo y las aptitudes del nuevo trabajador/a, pero siempre solemos recomendar fijarse en los primeros 90 días, aunque haya en empresas que se pueda alargar a los 12 meses. Podemos considerar que el Onboarding ha cumplido sus objetivos cuando el nuevo trabajador/a:

  • Posee un buen conocimiento sobre el negocio y la empresa.

  • Un acercamiento adecuado a la cultura organizacional y la familiarización con las herramientas y el funcionamiento de su puesto de trabajo.


Pero, ¿por qué le damos tanta importancia al proceso de onboarding e insistimos tanto en trabajarlo correctamente? La realidad es que trabajar esta acogida tiene beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores, por diversas razones:

  • Fideliza el talento de tu empresa: Al estar integradxs desde el principio, los trabajadores quieren seguir trabajando en la empresa, reduciendo de esta manera la rotación de las personas con talento.

  • Reduce los costes de contratación: Evitando que las personas abandonen su nuevo puesto de trabajo, la empresa ahorra dinero al no tener que realizar nuevos procesos de reclutamiento y selección de personal para conseguir nuevxs candidatxs.

  • Acelera la adaptación: Si los trabajadores reciben apoyo para integrarse en la empresa se adaptarán más rápidamente.

  • Incrementa la productividad: Al conseguir mayor satisfacción de las personas, estas rinden más en sus puestos de trabajo, lo que mejora los resultados de la empresa.

  • Genera embajadores de marca: Si cuidas a tus empleadxs desde el primer día este/a se sentirá más cómodx y participativx en las actividades empresariales, lo que hará que esté más involucradx en la empresa y en sus valores, transmitiendo una buena imagen al exterior.

  • Mejora la imagen de la empresa: Integrar a los recién llegados con un plan de onboarding dice mucho a favor de una empresa, porque pone de manifiesto que se preocupa por sus trabajadores desde el primer día.

  • Mejora el ambiente laboral: La persona que se incorpora a la empresa tendrá un contacto directo con sus compañerxs desde el principio generando un mejor ambiente laboral.

Antes de comenzar a diseñar el proceso de onboarding os recomendamos haceros las siguientes preguntas:

  • ¿Cuándo empezará la incorporación?

  • ¿Cuánto tiempo durará?

  • ¿Qué impresión quieres que se lleven lxs nuevxs empleadxs al final del primer día?

  • ¿Qué necesitan saber lxs nuevos empleadxs sobre la cultura y el entorno de trabajo?

  • ¿Qué papel desempeñará RRHH en el proceso? ¿Y los jefes directos? ¿Los compañerxs de trabajo?

  • ¿Qué tipo de objetivos quiere establecer para lxs nuevxs empleadxs?

  • ¿Cómo vas a recoger las opiniones sobre el programa y medir su éxito?




Si te vas a tomar en serio el proceso de onboarding, necesitas planificarlo en distintas etapas. Es importante diseñar un plan integral, que sepa dosificar la información y que tenga en cuenta los distintos momentos en los que se encuentran los recién llegados. Todas las etapas son importantes, así que asegúrate de que ninguno de tus nuevxs empleadxs se pierde por el camino. Es aconsejable diseñar un roadmap donde maques las distintas etapas e hitos que quieres que el nuevx empleadx viva, de esta manera podrás involucrar a las personas necesarias y te asegurarás de que todo se vaya cumpliendo.

1. Un buen onboarding comienza por el pre-onboarding:

Antes de comenzar a integrar a lxs nuevxs empleadxs a la empresa es muy importante la imagen que transmites al exterior y cómo realizas el proceso de selección. Es fundamental dejar claro la cultura de la empresa, el rol que tendrá, qué tipo de funciones desempeñará en su puesto de trabajo, horarios, sueldo…. Compartir toda esta información te servirá a ti y al propio candidato para evaluar si estáis hechos el uno para el otro. Si lo haces así, el proceso de onboarding habrá empezado ya con buen pie.

Dentro del pre-onboarding, el tiempo que pasa entre la aceptación de la oferta y el primer día de trabajo es crucial, ya que el nuevx trabajador/a tiene mucha ilusión y ganas de empezar, pero también tiene muchas dudas sobre cómo será realmente su nuevo puesto laboral. En esta etapa se debe mantener una comunicación fluida, anticiparles en qué consistirá el onboarding y adelantar todo el papeleo posible. Algunas indicaciones mínimas recomendables son enviar un correo electrónico de bienvenida, algún tipo de instrucciones básicas sobre la distribución de la oficina o, como mínimo, un mapa que le dé indicaciones al nuevo empleado sobre cómo llegar a la empresa y qué medio de transporte puede utilizar.


2. El primer día de trabajo


El primer día es clave para la persona que se incorpora, hay que cuidar todos los detalles para conseguir transmitir una buena impresión, lograr motivarlxs y hacerles entender de que la empresa está lista para que la persona comienza a trabajar. No sólo se deben de cubrir las necesidades prácticas y logísticas, sino también el aspecto humano.

Es recomendable organizar una sesión de bienvenida para que el trabajador/a se sienta cómodx y bien recibidx en la empresa. Puedes comenzar con un vídeo de bienvenida, entregando un detalle como material corporativo o que vea su nombre grabado en un cartel de la oficina. Después, debemos asegurarnos de presentar al trabajador/a al que será su equipo durante su estancia en la empresa. Es bueno que, durante las primeras horas, se deje bajo la instrucción de sus compañerxs, de forma que pueda darse a conocer y entender cómo funciona su departamento.

Las próximas horas, las debe pasar recorriendo las instalaciones y conociendo al resto del personal, acompañado siempre de un trabajador/a senior que le muestre en detalle la metodología de trabajo y dé algunos tips útiles para su desempeño laboral. De esta manera, ya comenzará a tener trato con sus compañerxs y sabrá cómo comenzar a trabajar.

3. Primera semana


La primera semana es vital para conseguir un aterrizaje exitoso del nuevx empleadx. Cinco días dan para mucho y en este tiempo el trabajador/a debe ser capaz de conocer el funcionamiento general de su departamento, saber cuáles van a ser sus objetivos, comenzar a trabajar de forma autónoma, establecer relaciones personales y sentirse identificadx con la misión de su empresa.


Para ello hay varias acciones que te pueden ser muy útiles:

  • Asignación de un mentor: Es recomendable que haya una persona con más experiencia encargada del nuevx empleadx, para que le pueda transmitir la información necesaria para desempeñar su trabajo. Si esta persona puede dedicarle al menos 5 minutos al día durante la primera semana, aumentará la posibilidad de que la persona viva un onboarding exitoso.

  • Combina la lectura con la práctica: Uno de los errores más frecuentes es lanzar el máximo de información posible, de golpe, en muy poco tiempo. Las personas que se acaban de incorporar necesitan un tiempo de lectura, pero dosifica dicha información y combínala con sesiones más prácticas con sus compañeros, haciendo visitas, es decir, viviendo situaciones más reales de la empresa.

  • Conoce al resto de departamentos: En muchas ocasiones, conseguimos implicar a lxs nuevxs empleadxs en el departamento, sin embargo, no les presentamos a otras personas lo que hace que se creen distintas “burbujas” dentro de la empresa, es decir, las personas de la empresa sólo hablan con sus respectivos departamentos. Para que esto no ocurra, prepara una o dos sesiones diarias con los responsables de cada uno de los equipos de la compañía. Así, lxs nuevxs empleadxs podrán no sólo ampliar su círculo social, sino también comenzar a conocer la estructura completa de la empresa.

4. Seguimiento


El proceso de onboarding no termina después de la primera semana. Los siguientes días y meses son imprescindibles para seguir adaptando a la persona en la empresa. Es el momento de profundizar en el modelo de negocio y en las particularidades de tu sector, pero también de personalizar el proceso de onboarding y de responder a las particularidades de cada empleadx.


Asegúrate de seguir teniendo reuniones periódicas, presentarle nuevxs compañerxs, llevarle a visitas con clientes… Todas estas acciones te ayudarán a que la persona se integre rápidamente. Marca qué hitos deben de pasar en los primeros meses y asegúrate de que se vayan cumpliendo. Durante este proceso la mejor manera para evaluar la satisfacción es pedirle feedback periódicamente, de esta manera siempre estarás a tiempo de reaccionar y mejorar.


Esperamos que a partir de ahora sepáis cómo podéis mejorar el proceso de onboarding de vuestras empresas consiguiendo de esta manera atraer y retener el mejor talento.


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