• David Larrinaga Ortiz

CÓMO IMPLANTAR EL TELETRABAJO EN LAS EMPRESAS DE FORMA EFICAZ

Desde Bilva, teníamos pensado traer este tema en un futuro cercano, pero viendo las circunstancias en las que nos encontramos, hemos querido traerlo esta misma semana. Como todos sabéis, nos encontramos en una situación totalmente nueva en la que todos tenemos que poner de nuestra parte para que se haga más ameno y con el menor impacto económico posible.


La alarma social generada por el aumento de contagios por coronavirus ha llevado al Gobierno español a prohibir los vuelos directos entre Italia y los aeropuertos nacionales, cancelar los viajes del Imserso o suspender las clases en todas la etapas educativas con el objetivo de prevenir la propagación del COVID-19. En el ámbito privado, muchas empresas han optado por cancelar los viajes de sus empleados a determinadas zonas geográficas y recurrir al teletrabajo, una práctica que viene desarrollándose los últimos años con el objetivo de facilitar el trabajo y aumentar la productividad del trabajador.


Cada vez existe más demanda por parte de los trabajadores de poder conciliar la vida laboral con la familiar, y el teletrabajo es la mejor manera para que tanto empresa como trabajador salgan beneficiados. Las nuevas tecnologías facilitan mucho a la hora de implantar estas prácticas para ofrecer mayor flexibilidad a sus trabajadores.



Lo primero de todo, vamos a aclarar el término teletrabajo. Se considera teletrabajo cuando un trabajador desarrolla su actividad laboral de forma mayoritaria o completa en otro centro de trabajo distinto al de la empresa o en su domicilio. Por tanto, es condición indispensable para que exista el trabajo a distancia que como mínimo el 50% de las tareas que tiene un trabajador no las desempeñe en el centro de trabajo de la empresa.


El trabajo a distancia tiene muchas ventajas para la empresa:


- Reducción del absentismo laboral

- Menores problemas derivados de las relaciones con otros compañeros o con sus superiores

- Trabajadores más satisfechos

- Menores dificultades a la hora de controlar los horarios de los trabajadores

- Menores costes para la empresa porque deriva parte de sus gastos al trabajador

- Menor contaminación ambiental

- Ahorro energético en luz, internet, agua, etc.

- Ahorro en espacio, en instalaciones, en equipos y en transporte

- Mayor productividad de los trabajadores a la hora de trabajar por objetivos

- Mayor motivación para los trabajadores

- Contribuye a retener el talento

- Permite trabajar con profesionales de otras localidades españolas e incluso de otros países


Al mismo tiempo el trabajador obtiene la siguientes ventajas:


- Menos gastos en transporte, comidas, etc.

- Mayor flexibilidad en la organización del trabajo

- Mayor conciliación entre la vida laboral y familiar

- Menor estrés y aumento de la calidad de vida

- Mayor autonomía y movilidad

- Más tiempo libre

- Libertad para decidir el lugar de trabajo

- Más oportunidades laborales


Sin embargo, esta manera de trabajar también puede traer inconvenientes:


- Aislamiento del trabajador porque no existe el trabajo en equipo

- Sedentarismo que puede conllevar problemas de salud

- Falta de control del trabajador

- Dificultad para medir la productividad


Como podéis observar aunque existen muchas más ventajas que inconvenientes, en España todavía queda mucho que avanzar en la implementación de esta medida. Según el Instituto Nacional de Estadística (INE) sólo el 27% de las empresas en España apuestan por el teletrabajo. Sin embargo, la situación a la que nos enfrentamos nos va a forzar a implementar esta práctica, por lo que queremos traeros 10 consejos que proponen desde BiCG para aplicarla lo más rápido y eficaz posible:


1) Los objetivos, claros: Se tienen que establecer objetivos medibles y sus correspondientes indicadores, por lo que la figura del responsable es indispensable para comunicar y trasladar con claridad al empleado sus compromisos, ya sea trabajando en la oficina o en cualquier otro lugar. Realizar una lista de tareas es una buena medida en estos casos.


2) La tecnología como aliada: Gracias a diferentes herramientas tecnológicas podemos comunicarnos, compartir documentos o realizar tareas.


3) Dinámicas de equipo: Establecer protocolos –una reunión matinal, una llamada antes de la hora de la comida…– para trabajar con el resto de compañeros en remoto, de manera que se puedan replicar las dinámicas de trabajo cotidianas que tendríamos en la oficina.


4) Huir del aislamiento: Es importante no perder el contacto con tus compañeros y responsables para seguir motivado. Existen diferentes herramientas que nos ayudan a tener una comunicación fluida y conocer el estado de nuestros compañeros en cada momento (disponible, reunido, ausente…).


5) El teléfono como herramienta de eficiencia: No abusemos del correo o de los mensajes instantáneos. El teléfono evita malos entendidos y es muchas veces más efectiva.


6) Hola y adiós: Dar los buenos días a los compañeros y despedirse de ellos es una buena práctica para no perder la rutina y, además, saber cuándo las otras personas están disponibles.


7) Establecer una rutina de jornada: Es aconsejable que cada persona tenga establecido un horario o unos objetivos diarios. De esta manera, se pueden establecer las llamadas ventanas de coincidencia, periodos de varias horas en las que se acuerda que todo el equipo estará accesible.


8) Luz y orden: Es clave disponer de suficiente luz –a ser posible natural–, mantener un orden mínimo, evitar fuentes de ruido que alteren la concentración o exposiciones al sol excesivas.


9) Vigilar la ergonomía y los descansos: Utilizar posturas correctas, tomar un descanso cada cierto tiempo y ventilar el espacio de vez en cuando son acciones recomendables.


10) Evitar las distracciones domésticas: El trabajador debe tener claro que cuando se encuentra en horario laboral, debe evitar otras actividades que afecten o rompan su ritmo de trabajo, como las labores domésticas.


En circunstancias normales el teletrabajo puede implementarse progresivamente, adaptándose a las necesidades de los empleados y también a los de la propia empresa. Ofrecerlo de manera gradual te permitirá comprobar qué departamentos trabajan mejor en remoto, qué días son los que mejor funcionan o qué ahorro real supone para tu empresa.


Para las empresas es importante buscar el equilibrio entre los días de trabajo presencial y los de trabajo telemático. Por otro lado, acudir a la oficina es también importante para el desarrollo de los empleados, pues compartir lugar de trabajo les ayuda a aprender de las habilidades de sus compañeros, fomenta el espíritu de equipo y el trabajo conjunto.


Nosotros os aconsejamos que aprendáis de estas semanas sobre las cosas que os gustan del teletrabajo y qué cosas se pueden mejorar, para que cuando retomemos la jornada laboral normal podamos seguir aplicándola de la manera que mejor se adapte a nuestra empresa.

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