• David Larrinaga Ortiz

CLAVES PARA REALIZAR UN BUEN ONBOARDING DIGITAL

Debido a la situación que estamos viviendo desde hace más de un año por el Covid-19 existen muchos proceso de empresas que han tenido que modificarse y adaptarse a la nueva situación. Muchos de estos cambios se ven apoyados en la tecnología, ya que nos facilita el poder seguir trabajando correctamente desde diferentes lugares, sin necesidad de estar de forma presencial. Uno de estos proceso se trata del Onboarding.


Hace varias semanas escribimos un artículo sobre la importancia del proceso de onboarding y sus claves para ejecutarlo correctamente en una empresa, Qué es el Onboarding y sus claves. En el artículo de esta semana, os hablaremos sobre cómo adaptar este proceso a la situación actual apoyándonos en la tecnología.




Primero de todo, recordemos de qué trata el concepto de onboarding. El plan de onboarding se trata de un plan de acciones diseñado por la empresa para que lxs nuevxs candidatxs se adapten de forma eficaz a su puesto de trabajo y entiendan correctamente su rol y funciones. De esta manera, conseguiremos una adaptación rápida donde será beneficiosa tanto para la empresa, ya que el nuevx empleadx comenzará a rendir pronto, como para la persona que está comenzando en su puesto, ya que podrá integrarse lo antes posibles a su puesto de trabajo y compañerxs.

La duración de este tipo de proceso depende de la empresa y de las características del nuevo puesto de trabajo y las aptitudes del nuevo trabajador/a, pero siempre solemos recomendar fijarse en los primeros 90 días, aunque haya en empresas que se pueda alargar a los 12 meses.


Durante este tiempo, existen muchos escenarios diferentes dependiendo del tipo de empresa e incluso de la persona contratada, por lo que digitalizar dicho proceso puede traer múltiples ventajas:


  • Ahorrar tiempo y reducir los despistes automatizando procesos

Digitalizar procesos administrativos como archivar los CV, ordenar documentos, dar de alta a trabajadorxs... puede ayudarnos a invertir nuestro tiempo en actividades más productivas y poder estar más pendientes de las personas. Además, al digitalizar muchas de estas tareas repetitivas, nos aseguramos que todas las tareas se realicen y reduzcamos los despistes.

  • Mayor accesibilidad de los contenidos

Subir a la nube los documentos importantes puede facilitar a que los trabajadorxs puedan acceder a ella desde cualquier lugar, para que de esta manera la información esté siempre actualizada y disponible para cualquier persona de la organización.


  • Integración adaptada y seguimiento personalizado

Gracias al ahorro de tiempo en otro tipo de tareas podremos dedicar más tiempo a la adaptación de cada proceso al candidatx, para de esta manera, mejorar la experiencia del empleadx y hacer mucho más atractiva y productiva su adaptación. Además, podremos dar un seguimiento a cada persona, asegurándonos de que va progresando adecuadamente y se integra en la empresa.


Una vez conocemos las ventajas de digitalizar el proceso de onboarding, es importante conocer los pasos a seguir para introducirlo correctamente en la empresa. Para ello también os recomendamos el artículo que escribieron Factorial sobre Cómo hacer el plan de onboarding digital.


1º Enviar el “Welcoming pack” al trabajador/a


Como en muchas ocasiones el/la empleadx comenzará su primer día desde casa, es importante que reciba una bienvenida virtual, es por ello que un "welcoming pack" puede ayudar a que la persona sienta que la empresa está pensando en ella.


2º Añadir al nuevo integrante a los canales de comunicación internos

Antes del primer día, es importante que el nuevx trabajador/a esté integradx en los canales de comunicación de la empresa, ya que de esta manera tendrá claro desde el principio cómo puede comunicarse con sus compañerxs.

3º Realizar una reunión con el nuevx empleadx

Aunque no pueda ser presencial, realizar una reunión 1:1 es indispensable para darle el recibimiento que merece al nuevx empleadx. De esta manera, tendrás la oportunidad de comunicarle todo lo importante, como sus tareas, objetivos, el tipo de seguimiento que se le dará.

Existen diferentes temas imprescindibles para comentar en esta primera reunión:

  • Cultura, valores y visión de la empresa: Es importante profundizar en la cultura de la empresa y la manera de trabajar dentro de ella para conseguir alinear lo antes posible a la nueva incorporación.

  • Organigrama: Es muy importante que conozca a quién puede acudir dependiendo de la duda que tenga, por lo que mostrarle el organigrama de la empresa con sus respectivos departamentos y compañerxs le ayudará a sentirse más segurx.

  • Firma de contrato: Es posible que ya se haya firmado el contrato con anterioridad, pero de no ser así, recomendamos que no pase de esta reunión para comenzar el onboarding con todos los temas legales resueltos y el trabajador/a pueda centrarse en lo que de verdad importa.

  • Tareas: En este punto, se explicarán las tareas y objetivos que debe cumplir. Para ello, es esencial facilitarle todas las herramientas necesarias y enseñarle a usarlas correctamente.

  • Práctica: Como no tendrá a nadie en quién se pueda fijar para realizar las tareas es muy importante poner ejemplos prácticos, comenzar a trabajar los primeros minutos con la persona para asegurarse de que ha entendido todo y poder resolver dudas.

4º Diseña una metodología digital

Trabajar de forma remota puede ocasionar diferentes sentimientos como estrés, soledad o aislamiento; y más teniendo en cuenta, que hablamos de los primeros días. Para poder gestionar estas situaciones de manera remota, habrá que trabajar mediante unas pautas que aseguren una buena salud mental.

Existen diferentes recomendaciones que se pueden llevar a cabo con los nuevxs integrantes de la empresa:

  • Marca unas rutinas diarias

Al trabajar desde casa, tendemos a desordenar los horarios y distraernos, es por ello que marcarte unos objetivos diarios y una rutina con horarios puede ayudarte mucho a sacarle partido a cada jornada de trabajo aunque estés lejos de la oficina.

  • Sigue unas buenas prácticas alimentarias y de ejercicio físico

Es recomendable alimentarnos correctamente para que esto nos de energía para trabajar, además de aprovechar las pausas para realizar estiramientos, tomar el aire, dar una vuelta… Todo esto nos ayudará a desconectar y a separar los espacios de trabajo con los personales.

  • Encuentra espacios informales con tus compañerxs

Al no estar en la oficina con tus compañerxs, es difícil poder tener conversaciones más allá del trabajo, es por ello que recomendamos hacer pausas del café y compartir con tus compañerxs donde no se comenten temas laborales. De esta manera, podréis seguir manteniendo un buen ambiente laboral.

  • Diseña un buen espacio de trabajo en casa

Aunque no tengas los recursos que hay en tu oficina es indispensable tener un buen espacio para trabajar en casa. Encuentra un sitio cómodo, con luz natural al poder ser, donde no tengas muchas distracciones.


Como hemos hablado en artículos anteriores, el teletrabajo no se trata una moda pasajera, es una medida que cada vez son más las empresas que están implantando en sus día a día, por lo que es vital poder adaptar los procesos para seguir proporcionando a lxs empleadxs la mejor experiencia posible. Además, este tipo de medidas puede facilitar la incorporación de nuevo talento de otras ciudades e incluso de otros países aumentando el número de candidatxs de calidad para tu empresa.


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