¿ES LA GESTIÓN DEL TIEMPO UN PROBLEMA?

Actualizado: jul 21

Es frecuente sentir que no tenemos el tiempo suficiente en nuestro día a día para realizar un óptimo trabajo en la gestión de personas y debido a la situación generada por el Covid-19 esa sensación se ha intensificado.


Es hora de que eso cambie y que recuperemos el tiempo gestionando nuestras tareas de una forma inteligente y que no sólo trabajamos para que la experiencia de los/as empleados/as sea buena, sino también para que la del departamento de RR. HH. también lo sea.


Según el informe de la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Europeo), la media de horas en el trabajo de los/as españoles/as es de 1686 horas al año, es decir, 32,4 horas semanales en 2019. Este dato se mantiene colocando a lxs españoles/as como unxs de lxs trabajadorxs que más horas invertimos trabajando, por encima de Reino Unido, Francia, Suecia, Holanda, Noruega, Dinamarca o Alemania. Sin embargo, las tasas de rendimiento y productividad son inferiores en comparación con estos países. Y es que se ha cuantificado en un 30% el tiempo que se pierde durante la jornada laboral a cuenta de diferentes distracciones.


El trabajo no tiene que ser (ni debería ser) tan intenso como para que no puedas tomarte ni un descanso para almorzar. Y es que los buenos hábitos y las nuevas tecnologías nos están ayudando a ahorrar tiempo en nuestra gestión diaria. A continuación, os recomendamos 5 acciones que pueden ayudaros a gestionar mejor el tiempo en RR. HH.



1. Focalizarse en las tareas y las personas encargadas


Nuestro tiempo es finito y no solemos ser conscientes de ello. Además, tendemos a realizar varias tareas al mismo tiempo perdiendo foco y por lo tanto realizando nuestras labores de forma más lenta. Esta costumbre es habitual en las personas, ya que creemos que de esa manera somos más efectivos. Sin embargo, es muy importante saber que eso no es así y cambiar nuestros hábitos, sobre todo cuando gestionas grupos de empleados/as, ya que las personas requieren de una mayor atención.


Por lo tanto, la próxima vez que estés realizando un proceso de selección, creando una bienvenida para un nuevo/a trabajador/a o creando una estrategia de captación evita otras distracciones, en particular el correo electrónico, las redes sociales e Internet, y concéntrate en una sola acción. Con el tiempo, aprenderás a centrar tu atención en las tareas y en las personas, y de esa manera podrás mejorar tu productividad.


2. Flexibilizar los horarios


Las jornadas flexibles cada vez son más habituales, el teletrabajo está en auge e incluso se habla de hacer desaparecer las jornadas laborales. Estas novedades provenientes de antes de la pandemia y que a raíz de la Covid-19 se han tenido que introducir de forma rápida, son mejoras que impactan en el personal de la empresa y lxs encargados/as de RR. HH. a la hora de gestionar el personal.


Los beneficios que estas acciones traen consigo una disminución de tiempo en el desplazamiento del empleado/a a la empresa, una mejor conciliación laboral o una disminución del estrés. La autogestión del empleado ayuda a mejorar la experiencia del empleado/a, pero también a la inversión de tiempo en tratar temas como el absentismo laboral.


3. Cumplir los objetivos diarios


Uno de los mayores errores cuando se gestionan muchas tareas es la organización de las mismas. Promueve que las personas del departamento se marquen tareas y objetivos personales y profesionales diarios. Para ello, plataformas como Trello o Evernote pueden ayudar a establecer fechas límite, listas de verificación, hitos y recordatorios para gestionar mejor las tareas en RR. HH. Esto hará que la gestión de las personas sea una acción más sencilla ahorrando tiempo diariamente.

Pero, ¿Qué es un objetivo sin un incentivo? Promueve que las personas tengan recompensas como, por ejemplo, organizarse un plan al final del día. De esta manera, además de conseguir los objetivos y ser eficaz, lxs empleadxs estarán más motivadxs y disfrutarán más en su trabajo.



4. Mantener ordenados los documentos


¿Tienes las herramientas necesarias para tener un orden en tus documentos? ¿Usas alguna plataforma para poder trabajar colaborativamente con tus compañerxs? Es muy importante tener esto en cuenta, ya que de otra manera podría perderse mucho tiempo.


Los departamentos de personas trabajan con toda la organización y tienen mucha información que guardar, por ello es muy importante tener un sistema que ayude a archivar todos los documentos disponibles y poder trabajar colaborativamente con otras personas y otros departamentos.


5. Haz uso de plataformas tecnológicas


La transformación digital cada vez está siendo adoptada por más empresas. Mediante la adaptación de diferentes herramientas tecnológicas de gestión empresarial y de personas, las empresas pueden mejorar procesos de gestión de personas con una menor inversión de tiempo. Esta mejora productiva trae consigo un ahorro de tiempo por parte de los gestores de RR. HH. y de las personas que componen la organización.


A través de la implementación de diferentes herramientas tecnológicas puedes logran grandes mejoras en tu organización.


- Aumento de la seguridad documental

El uso de plataformas personalizadas para la gestión de empleados/as ayuda a mejorar la seguridad de todos los documentos que se guardan, además de facilitar el ordenamiento de toda la información. Estas plataformas de gestión de personas, también te ahorran tiempo en lo recurrente la nueva Ley Orgánica de Gestión de Datos.


- Descenso de la carga administrativa

Uno de los principales retos en el departamento de personas son los papeleos excesivos y la cantidad de tiempo que esos procesos administrativos conllevan. Las personas de la organización son dependientes de los/as empleados/as de RR. HH. a la hora de realizar cualquier trámite burocrático: actualizar información personal, solicitar vacaciones, imprimir el recibo de sueldo…


Gracias a las plataformas informáticas de gestión de datos administrativos, la dependencia de los/as empleados/as sobre el departamento de gestión de personas es mucho menor ayudando de esa forma también a ahorrar tiempo y mejorar la experiencia de lxs empleados/as.


- La flexibilidad de la tecnología

Deja de ser necesario que los/as empleados/as dependan de las personas. Las plataformas tecnológicas ayudan a los RR. HH. a estar 24 horas disponibles sin necesidad de estar presentes. En cualquier momento un/a empleado/a puede hacer uso de la plataforma para realizar cualquier trámite como, solicitar unos días de vacaciones o notificar un parte de baja.


- Mayor transparencia por parte de la empresa

La tecnología ha dado pie a poder compartir toda la información transversalmente entre todos los departamentos de la empresa y esto conlleva a que todas las personas tengan acceso a la información histórica, actual y futura de forma regulada. Mediante la tecnología mejorarás la comunicación interna con los/as empleados/as y ahorrarás tiempo en compartir documentos.


- Incremento de la productividad

La tecnología de hoy en día nos permite mejorar el rendimiento de nuestras organizaciones. A diferencia del pasado, hoy en día las plataformas informáticas nos permiten recopilar datos y conocer más a fondo cuáles son los procesos de la empresa donde menor rendimiento existe. Esto ayuda al personal de RR. HH. a ahorrar tiempo en la detección de retos en torno a la productividad en la empresa, así pudiendo implementar acciones que mejoren la productividad, como lo hacemos desde Bilva.


- Ayuda a captar y fidelizar talento

La tecnología también es un gran aliado para ahorrar tiempo en la captación y fidelización de talento. El servicio que ofrece Bilva ayuda a los departamentos de personas a gestionar mejor el talento, ahorrando tiempo para conocer y detectar cuáles son los factores que tienen en cuenta los/as empleados/as potenciales y a su vez cuál es la realidad que se vive en la empresa.


En definitiva, a menudo nos habituamos a seguir los mismos hábitos diarios sin dar solución a esos retos que nos van surgiendo como es la gestión del tiempo. Todos sabemos que el tiempo es un recurso que no se puede volver a conseguir, es por ello que os animamos a que toméis acciones para poder quitarlos es carga de trabajo excesiva.


Desde Bilva os proponemos poder realizar una demo gratuita de nuestros servicios de atracción y retención del talento y de mejora de la productividad, para que podáis ver y vivir de primera mano el tiempo que ahorraríamos gracias a la gestión de personas desde una plataforma externalizada.


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