• David Larrinaga Ortiz

HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN INTERNA

En el artículo de esta semana os venimos a hablar de la importancia de la comunicación interna dentro de las empresas, ya que creemos que debido a la situación actual las empresas están teniendo muchas dificultades para comunicarse correctamente con sus empleadxs. Hoy os presentaremos varias herramientas de las que podéis hacer uso para mejorar la comunicación interna en vuestra organización.


Lo primero de todo, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de la comunicación interna? La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador/a. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. No olvidemos que las empresas son lo que son sus equipos humanos, por ello, motivar es mejorar resultados.


Es un error pensar que la comunicación interna es “un lujo” y algo exclusivo de las grandes empresas y más aún, en la etapa que estamos atravesando que viene marcada por dudas e incertidumbre a todos los niveles. De ahí que se esté convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales del año 2020, donde todavía son pocas las entidades que desarrollan una política de comunicación interna adecuada que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía.


Sin embargo, debido a la situación derivada por el Covid-19, la forma en la que nos comunicamos se complica mucho, ya que son muchas las empresas que tienen al mismo tiempo trabajadores realizando sus tareas de forma remota y otros de forma presencial. De hecho, debido a esta situación son muchos los trabajadores que están sufriendo de estrés, desmotivación, falta de interés… Al fin y al cabo, cuando no estás presencialmente con ningún compañero, acabas desenganchándote. No entiendes qué tipo de decisiones y acciones se están tomando, y eso no te motiva para seguir rindiendo a tu mejor nivel. Y menos, si estás trabajando desde casa conciliando vida personal con la laboral.


Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio al que nos empuja inexorablemente el mercado, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organización. Y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía para conseguir retener el talento.



Pero, ¿Qué beneficios tiene trabajar la comunicación interna?


Son muchos los beneficios que se pueden conseguir a la hora de mejorar la comunicación entre las personas dentro de la organización, a continuación os presento varias de ellas:

  • Mejora el clima laboral

Si ya has trabajado en una empresa, sabrás lo difícil que es trabajar en un ambiente laboral dónde casi no te comunicas con tus compañeros y jefes, ¿verdad? Por medio de la comunicación interna, se fomenta la colaboración y las relaciones interpersonales. Se reducen las distancias entre los departamentos, lo que ayuda a que las personas puedan vincularse y trabajar en armonía. Cuando los empleadxs tienen mayor comunicación los equipos se fortalecen y trabajan de forma más eficaz. Todo esto genera un clima más sereno, respetuoso y provechoso. Incluso ahora desde casa, es imprescindible que los trabajadores tengan canales de comunicación entre ellos para seguir conectados y les lleguen los mensajes de la empresa.

  • Aumenta la productividad de los trabajadores

Cuando un empleadx se siente conectado con los objetivos de la empresa, se esfuerza más para rendir para su organización. Cada empleado comienza a entender mejor su papel dentro de la compañía, su importancia y el impacto que su trabajo produce en los resultados globales de la empresa. Al tener una comunicación más transparente, los profesionales son conscientes de lo necesario que es que sigan produciendo, aunque sea desde casa. Esto les motiva hasta tal punto, que aumentan su productividad. Al mismo tiempo, al ser escuchado y tomado en cuenta, se consigue un sentimiento de pertenencia a la empresa, lo que hace que el trabajador se sienta identificado con la organización y hable bien de ella, pudiendo conseguir atraer nuevo talento.

  • Reduce la tasa de rotación

Cuando el ambiente laboral se mejora, los empleadxs están más satisfechos en la empresa y en consecuencia, son más productivos. Pero los beneficios no se acaban aquí, cuando los colaboradores se sienten parte de la empresa y entienden que su rol es importante, suelen permanecer más tiempo dentro de la empresa. Empleadxs más estimuladxs, más reconocidxs e insertadxs en un ambiente laboral agradable son más felices y prácticamente no tienen razones para salir de la empresa. Todo esto genera que la tasa de rotación se reduzca, además de todos los gastos que esta supone.

  • Facilita la adaptación de nuevos empleados

No es lo mismo llegar tu primer día al trabajo y que te tengas que poner directamente a trabajar, a que te introduzcan la historia de la empresa, a los compañeros que vas a tener, las funciones que deberás cumplir… Todo esto, fomenta el clima organizacional amigable y dinámico, consiguiendo que los nuevos trabajadores se integren más fácilmente. Es importante que no haya barreras. Así, los principiantes se sentirán más cómodos para exponer dudas, proponer sugerencias y acercarse a las demás personas. Cuando un nuevo empleado se integra rápidamente, comienza a traer resultados mucho antes, lo cual también interesa a la empresa.

  • La información genera tranquilidad

Si existe algo que hay que evitar en cualquier ambiente corporativo son los rumores y cotilleos. Este tipo de acciones son consecuencia de información oculta, incoherente y mal distribuida por los líderes y sus liderados. Imagínate, por ejemplo, que el director de una empresa le haya relatado a un empleadx cercanx que está negociando

la mudanza de la oficina a otra ciudad, pero sin revelar el destino. Si este empleadx se lo cuenta a otra persona, esa información incompleta se esparcirá de a poco por la organización, abriendo camino para especulaciones y preocupación es innecesarias sobre la nueva sede de la empresa. Cuando la idea es hacer que la comunicación interna sea honesta, el mensaje debe ser transmitido de manera clara a los colaboradores, ¿correcto?


Es por esto que decimos que la información genera tranquilidad. Cuando se tiene una comunicación clara y honesta, se respira un clima de tranquilidad porque lxs empleadxs saben que serán informados de cualquier cambio, sea positivo o negativo, y que podrán preguntar, opinar y exponer sus argumentos. Por lo tanto, no viven con miedo.

  • Reduce los efectos de una crisis

Estamos viviendo una crisis muy complicada tanto a nivel sanitario como económico. Ahora más que nunca, es necesaria la comunicación transparente y honesta. Cuando una empresa pasa por una situación difícil y elige revelar al público interno su situación real y las estrategias proyectadas para la mejora, logra reforzar la unión entre los colaboradores. Pero es necesario resaltar que eso solo será posible si todos los beneficios anteriores se han trabajado debidamente. No puedes esperar que un empleadx se comprometa o esté conectado con los objetivos de la empresa durante una crisis, si no ha tenido un ambiente laboral agradable o se ha sentido menospreciado. Un ejemplo de acción de comunicación interna que favorece la reducción de una crisis es la apertura a la participación de los colaboradores en las decisiones estratégicas de la compañía.


Ahora que todxs entendemos la importancia de la comunicación interna en una empresa y los beneficios que trae, ¿queréis conocer qué tipo de herramientas os apoyan a tener una comunicación transparente y honesta?


En los siguientes párrafos os traemos 4 herramientas que os pueden ayudar a mejorar la comunicación interna, sobretodo en la situación actual del trabajo semi-presencial:


1. Slack


Usar Whatsapp para hablar de asuntos laborales, por el hecho de estar mezclando dos mundos que en realidad no deberían mezclarse -el “personal” y el “laboral”-, no suele ser lo más recomendable. Sin embargo, el email no siempre es la mejor herramienta para comunicarse, ya que no fomenta el diálogo, sino que se trata más de una herramienta informativa. Es por esto, que sin ser mucho más compleja que Whatsapp, Slack propone un formato mucho más adecuado a las empresas y una buena solución para “separar los dos mundos”.


Slack se encarga de gestionar la comunicación más cercana, informal e instantánea que puede existir dentro de una empresa. El formato es sencillo: un espacio conjunto en el que todos los miembros de la organización están conectados y pueden interactuar libremente entre sí. Cualquiera puede iniciar una nueva conversación de forma privada con otro integrante, interactuar por los distintos canales (algo así como los “grupos” de Whatsapp), compartir contenido multimedia, usar emojis entre otras cualidades que hacen de esta herramienta una verdadera “red social” laboral.


2. Trello


Delegar las tareas de manera clara y transparente es una acción muy distintiva de una empresa que podríamos definir como “organizada”. Sin embargo, esta no es siempre una tarea fácil, es por esto que Trello es una app especialmente diseñada para la gestión de tareas en equipos de trabajo. Esta herramienta te facilita un conjunto de funcionalidades que, además de ayudarte en la organización y delegación de tus tareas, te ayudará a ser más productivx tanto a ti como a tu equipo.


Todo se vuelve mucho más sencillo si cada equipo tiene un “tablero” en Trello, cada uno con sus propias “tarjetas” (las tareas) asignadas a los distintos miembros del equipo. Estas tareas o tarjetas son dinámicas y pueden desplazarse entre columnas según su estado o el criterio que definas (por ejemplo, una tarea que pasa de estar “en progreso” a “finalizada”, si esta llegó a su fin). Definir fechas límite, hacer comentarios mencionando a otros participantes y hasta compartir adjuntos son otras acciones realizables en esta app.


3. Workplace


Y ya que hablamos de “red social” en el trabajo, imposible no mencionar que Facebook hace rato que tiene presencia en este ámbito ¿Sabías que la red social más famosa también tiene su versión para empresas? Su nombre es Workplace, y es aquel espacio capaz de recrear el universo de Facebook y llevarlo a las oficinas de tu empresa ¿Sus particularidades? Nada que no te resulte familiar (acciones como “darle me gusta”, comentar, crear grupos y publicar fotos o estados se mantienen intactas), con una única diferencia: tus únicos “amigos” serán las personas que forman parte de tu empresa.


Workplace te conecta con tu equipo de una forma distinta, mucho más genuina y humana que en cualquier otra app que podamos mencionar. Nos enseña que Facebook y el trabajo no necesariamente forman parte de universos paralelos. Al contrario, si estos dos se cruzan, los resultados pueden ser extraordinarios.


4. Teams


Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en chat de Office 365 diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las empresas, reforzando las funciones colaborativas de la plataforma en la nube, Office 365.


La herramienta reúne en un espacio común, las aplicaciones de colaboración necesarias para trabajar en equipo y con las que podrás trabajar con: Chats, Videoconferéncias, notas, acceso a contenido, Office Online, planner y otras características que repasamos en este artículo.


Esperamos haberos convencido de que la comunicación interna es vital para seguir trabajando de manera afectiva y mantener un buen clima laboral de forma remota. De ser así, no dudéis en empezar a usar una de estas cuatro herramientas e ir adaptándola lo máximo posible a vuestra situación y necesidades.


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